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Associations / Copropriétés : prêt de salle temporaire – Modalités

Si vous souhaitez organiser une réunion interne à l’association, que le créneau est libre, et que votre association est répertoriée, la réservation est définitive après réception d’une demande complétée par un (e) président(e).

Si vous souhaitez organiser une activité festive (soirée dansante, repas, loto, spectacle), la demande sera examinée après réception du dossier de demande de manifestation associative dont la« demande de réservation de salles ». Il devra impérativement mentionner la nature de l’activité, les horaire de la manifestation, de la réservation et le nombre de participants prévus. Le service Vie locale traitera la demande, en lien avec l’accueil ou le service concerné le cas échéant. La réservation ne pourra être considérée comme définitive par l’association qu’après réception d’une réponse de la Ville.

Pour une utilisation régulière et répétitive

La demande doit être faite annuellement à l’aide du dossier “Demande de prêt régulier de salles”, disponible au service Vie locale. Pour l’année scolaire débutant en septembre, les demandes doivent parvenir avant fin mai pour être examinées en juin-juillet.
Une mise à disposition de salles étant équivalent à une subvention en nature, les éléments demandés sur l’activité de l’association, son fonctionnement, ses finances doivent être communiqués, tout comme pour une demande de subvention.

A noter : Pour les copropriétés, attestation d’assurance à fournir à chaque réservation.

Les clés

Elles devront être retirées pendant les heures d’ouverture des services et impérativement rendues le lendemain de l’utilisation (lundi pour les utilisations du vendredi et samedi).
Attention : les accueils de quartier sont fermés le mardi après-midi. Pour une réservation ce jour là, pensez à aller chercher les clés impérativement le matin. En cas d’oubli, vous ne pourrez pas accéder à la salle.
Le service Vie locale n’est ouvert que les après-midi de 13 h 30 à 17 h (sauf sur rendez-vous à prendre au 04 76 00 71 22)

L’assurance

Le bénéficiaire d’un prêt de salle municipale devra fournir une attestation d’assurance adéquate.

  • Pour les réunions : une attestation «responsabilité civile »
  • Pour les activités festives : une attestation responsabilité civile – risque locatif.

Cette attestation peut être soit ponctuelle, couvrant une réservation, soit annuelle pour les associations, copropriétés, organisations syndicales ou politiques qui sont amenées à utiliser les locaux municipaux plusieurs fois dans l’année.
Les clés ne seront remises qu’à condition de présenter une attestation à jour.

Engagements de l’association

En outre, l’association doit s’engager à :

  • Informer au plus vite le service Vie locale ou le service qui gère le planning de la salle en cas de non utilisation d’un créneau (afin qu’il puisse éventuellement être réattribué en cas de demande) ;
  • N’utiliser ce lieu qu’à des fins associatives, et conformément à la demande. Sont exclues toutes manifestations de type privé ; familial ; en lien ou en référence à la pratique d’un culte ;
  • Ne pas prêter les locaux mis à disposition à d’autres associations, structures ni groupes d’habitants

En cas de non respect de ces engagements, elle s’expose à voir toute nouvelle demande refusée.

Responsabilité de l’utilisateur

L’association utilisatrice s’engage à respecter des règles essentielles.

Veiller au patrimoine commun

  • en restituant la salle dans l’état de rangement et de propreté dans lequel elle l’a trouvée (pour cause de disparition ou de danger à laisser des produits ménagers sans surveillance, aucun matériel de nettoyage n’est disponible sur place. Les utilisateurs doivent penser à apporter le nécessaire)
  • en évacuant les déchets (les emmener si les conteneurs sur place sont insuffisants) ;

Prendre en compte la tranquillité des riverains

  • en respectant la limite horaire (fin de toute activité à minuit, libération de la salle à 1h maximum hormis pour la salle Ambroise-Croizat où toute activité doit impérativement avoir cessé à 22 h)
  • en tenant les portes fermées, particulièrement en fin de soirée et
  • en veillant à ce que les participants ne stationnent pas bruyamment devant la salle au moment des départs ;
  • en organisant le stationnement des véhicules pour éviter toute gêne au voisinage, en particulier en demandant instamment de ne se garer que sur les emplacements autorisés et de n’utiliser en aucun cas les parkings privés des résidences avoisinantes.

Veiller à la sécurité des participants et du public

  • en respectant le nombre maximal de personnes autorisées,
  • en ne pratiquant dans les lieux que des activités compatibles avec l’équipement,
  • en laissant libres les issues de secours,
  • en prenant toutes mesures pour éviter tout risque d’incendie,
  • de manière générale en prenant toutes les mesures nécessaires pour veiller à la sécurité des utilisateurs ; en faisant, si besoin, appel aux services de sécurité (police nationale, pompiers) et en employant les agents de sécurité nécessaires (agent de sécurité incendie, surveillance),
  • en faisant respecter l’interdiction de fumer.

Le non respect de ces règles peut entraîner le refus de toute nouvelle demande de l’association.

En cas de problème

  • Pendant les heures de service, contacter le service vie locale : 04 76 00 71 22
  • Le week‐end ou en soirée pour consigner tout souci à l’arrivée (mobilier manquant, mauvais état de propreté, dégradations, etc…), et ainsi éviter toute contestation ultérieure, appeler le 06 23 93 30 45, un répondeur prendra le message. Indiquer le nom de l’association, de la personne qui appelle, l’objet de l’appel, la date et le jour du constat.
  • En cas de problème important et urgent (impossibilité de fermer, problème électrique…), contacter les pompiers de Saint-Martin-d’Hères au 04 76 62 45 75. Ils se chargeront d’appeler le technicien d’astreinte.