La copie certifiée conforme de documents administratifs ne peut plus être exigée par l’administration française. Elle demeure possible pour des documents destinés à des administrations étrangères.
L’administration ne peut plus exiger une copie certifiée conforme d’un document pour remplir une démarche. Les services de l’Etat (préfecture, université), locaux (mairie…) ou tout organisme public (comme Pôle emploi) sont concernés. Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire…
La production d’une photocopie simple du document original, dès lors qu’il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie, l’administration concernée peut demander la production de l’original. Cette demande doit être justifiée et faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu’à la production de l’original.
Les administrations étrangères peuvent continuer à exiger la certification conforme de copies de documents administratifs français. Par exemple, la copie de diplômes français d’un étudiant souhaitant partir en échange universitaire. Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.
La demande peut être présentée dans n’importe quelle mairie ou préfecture.
Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères.
Les copies d’actes judiciaires (jugements par exemple) ou d’actes authentiques (crédit-bail immobilier par exemple) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple).
